Đây là một trong số các dự án, giải pháp mà mình ứng dụng Job to be done. Mình là "big fan" của Job to be done, từ quá trình pivot sản phẩm TutorU (chuẩn bị ra mắt năm 2023) cho đến các dự án Digital product chuyển đổi số cho các doanh nghiệp, đã giúp mình có tư duy tốt hơn khi tiếp cận và giải quyết vấn đề bài toán sát với thực tế nhu cầu chưa được đáp ứng của khách hàng, người dùng.
Mình sẽ viết chuyên sâu hơn về Job to be done, ở phạm vi bài viết này mình chia sẻ về case study ứng dụng Job to be done cho một giải pháp cụ thể đã triển khai thành công.
Biết đâu bạn cũng đang có nhu cầu về giải pháp này thì sao, đọc hết bài viết này để thêm góc nhìn cho bạn nha.
Trước khi vào nội dung chính, mình nói những "Key takeaways" của Job to be done. Mình viết bài này với góc nhìn chuyên môn product management, nên có những từ mình dùng tiếng Anh luôn, vì dịch ra nó dài và hơi khó hiểu. Nên bạn đọc thông cảm nha, miễn sao hiểu ý nghĩa là ok.
Job to be done mindset
Mỗi khách hàng đều có một công việc cần hoàn thành (job to be done). Nghĩa là khách hàng có một công việc cụ thể (Job) cần hoàn thành (Done). Để hoàn thành công việc (Job is done) thì khách hàng đang cố gắng, đấu tranh nhưng luôn có rào cản hoặc chưa có giải pháp nào đáp ứng nhu cầu, xóa rào cản đó để cả.
Giải pháp phù hợp với nhu cầu chưa được phục vụ (Solution fit) sinh ra từ những đấu tranh, rào cảo của khách hàng.
Job to be done giúp bạn hiểu động cơ của khách hàng, hiểu nhu cầu chưa được phụ vụ của khách hàng.
Bạn phải xác định được khách hàng thuộc nhóm nào? (Ai là người sử dụng/ User; ai là người hưởng lợi /Beneficiary và ai là người trả tiền/Buyer)
Tóm lại, Khách hàng (Customers) cần hoàn thành một công việc nào đó, nhưng tại thời điểm đó họ gặp rào cản, lúc này động cơ thúc đẩy (PUSH) họ đi tìm thuê một giải pháp nào đó để hoàn thành công việc của họ (Job is done). Giải pháp của bạn sẽ giúp một "Existing me" của khách hàng vị trí hiện tại thành một "Better me" sau khi sử dụng giải pháp đó.
Let's Start
Khách hàng của giải pháp này là một Công ty đào tạo ở TPHCM. Mình tạm đặt tên công ty là ABC (vì bảo mật thông tin khách hàng, nên mình không thể show tên của công ty).
Áp dụng Job to be done framework hiểu nhu cầu của Công ty ABC.
Công việc (Job) mà Công ty ABC đang đấu tranh (Struggle)
Khi giáo viên, trainer sử dụng tài liệu, bài giảng ở hai trạng thái có hoặc không có internet, chúng tôi muốn bảo vệ tài liệu nội bộ này, hạn chế sao chép ra bên ngoài. Vì những tài liệu nội bộ này là một trong những mấu chốt mô hình kinh doanh chúng tôi.
Hành trình(Journey) khi Công ty ABC cần hoàn thành công việc mà họ đang đấu tranh (struggle).
Sử dụng một số phần mềm quản lý doanh nghiệp, quản lý nội bộ,...có chức năng phân quyền truy cập và sử dụng tài liệu nội bộ.
Sử dụng các ứng dụng cloud như google drive,...
Tuy nhiên, một vài giải pháp đã sử dụng ở hành trình trên vẫn chưa đáp ứng nhu cầu, vẫn còn rào cản để Công ty ABC chạm tới "Job is Done"
Những giải pháp trên chỉ đáp ứng được một phần nhu cầu của Công ty ABC, tức là "khi online mới sử dụng được, trong khi đa phần bài giảng thường được giáo viên, trainer sử dụng bằng powerpoint trên máy tính cá nhân - tức là chưa đáp ứng khi offline, không có internet"
=> Và đây chính là Function Job, là "The unmet needs" mà mình sẽ khai thác và triển khai giải pháp cho công ty ABC
Job to be done Statement
Khi giáo viên, trainer,...sử dụng tài liệu nội bộ ở hình thức có và không có internet. Chúng tôi muốn có một giải pháp có thể hạn chế, bảo vệ rủi ro sao chép tài liệu nội bộ này ra bên ngoài. Do đó, khi sử dụng giải pháp này chúng tôi có thể an tâm và dành nhiều thời gian hơn để đầu tư xây dựng nhiều tài liệu khác cho giáo viên, trainer sử dụng.
Problem Statement
Sau khi dùng Job to be done framework để hiểu được động cơ, hiểu được vị trí hiện tại của Công ty ABC đang như thế nào rồi thì bên mình phải định nghĩa vấn đề một cách rõ ràng để bước sang giai đoạn đề xuất giải pháp.
Giáo viên, trainer có thể chia sẻ tài liệu nội bộ của Công ty ABC ra bên ngoài dễ dàng.
Các giải pháp hiện tại chỉ giải quyết được trường hợp có internet để truy cập vào tài liệu nội bộ. Tuy nhiên, đa phần giáo viên, trainer sử dụng powerpoint trên máy để mở dạy học và do tính chất di chuyển, nên sẽ phụ thuộc vào internet, nên có nhiều nơi internet yếu hoặc không có để truy cập online.
Solution Space
Đây chính là phần "How might we" trong job to be done.
Thứ nhất, mình xác định Function Job là gì? Có Emotion Job không?
Main Function: Có thể truy cập vào tài liệu nội bộ online và offline bằng tài khoản đã phân quyền, không download tài liệu về máy tính cá nhân được.
Giáo viên, nhà đào tạo sử dụng tài liệu nội bộ.
Khi sử dụng giải pháp này, giáo viên, nhà đào tạo có một trải nghiệm dạy học mà không cần lo lắng về quản lý, truy xuất tài liệu dù có hay không có internet.
Truy cập online và offline bằng tài khoản mà Công ty ABC cấp.
Trải nghiệm sử dụng bài giảng online, offline không tốn dung lượng lưu trữ cho giáo viên, nhà đào tạo.
Quản lý tài liệu nhất quán, truy cập dễ dàng. Chỉ cần một tài khoản, giáo viên không cần lo lắng việc tài liệu bị mất, cũng không lo sợ bị quy trách nhiệm khi tài liệu nội bộ bị nghi ngờ chia sẻ ra bên ngoài.
Giáo viên không thể chia sẻ tài khoản được cấp cho người khác truy cập, vì hệ thống có chức năng kiểm tra vấn đề này.
Tất nhiên, tài liệu không được download về máy được.
Nội bộ Ban quản trị hệ thống của Công ty ABC
Khi sử dụng giải pháp này
Quản lý tài liệu nội bộ đồng nhất dữ liệu, có phân cấp danh mục rõ ràng. Truy xuất để thao tác nhanh.
Phân quyền, cấp tài khoản, thu hồi tài khoản,... cho giáo viên, nhà đào tạo sử dụng trong phạm vi quy định.
Kiểm soát được lịch sử sử dụng tài liệu, và kiểm soát được tình trạng "giáo viên đưa tài khoản cho người khác sử dụng.
Báo cáo - thống kê.
Tính năng phụ: Thông báo, tin tức, sự kiện, hướng dẫn sử dụng,...
Rủi ro, phạm vi của giải pháp trên là gì?
Nếu đọc đến đây, bạn sẽ hỏi: "Ủa, lỡ người ta muốn chia sẻ ra bên ngoài thì người ta quay lại màn hình hoặc dùng một thiết bị khác độc lập (điện thoại) để quay lại thì giải quyết thế nào?"
Đó là câu hỏi hay, khi triển khai dự án mình cũng thường đặt các câu hỏi ở nhiều chiều, những chiều dữ liệu chưa có, đó có thể là nguy cơ tiềm ẩn của dự án. Đặt câu hỏi, hiểu rủi ro để chúng ta không chủ quan.
Tuy nhiên,
Khi làm dự án, mình phải có mục tiêu, có project scope, không thể đáp ứng hoàn toàn được mọi thứ. Mình ưu tiên cái nào nhất, cái nào là nguyên nhân ảnh hưởng nhiều nhất, áp dụng 80/20 để chọn ưu tiên 20% nguyên nhân tác động đến 80% kết quả.
Giải pháp trên sẽ gây khó khăn cho giáo viên, nhà đào tạo tốn time hơn nếu muốn quay, copy hay tìm vài cách để hack hệ thống.
Thực sự, khi người xấu họ muốn làm điều xấu thì đó là thế mạnh của họ rồi. Nếu chúng ta tập trung quá nhiều nổ lực để suy nghĩ "họ sẽ làm điều gì tiếp theo" và chúng ta nỗ lực chạy theo để đắp lỗ thì mình thấy đây không phải chiến lược hay.
Giải pháp chắc chắn luôn có, nhưng có đáng để chúng ta đầu tư một nổ lực lớn để thu về một giá trị nhỏ không?
Thay vào đó, chúng ta tiếp tục tiến về phía trước, tăng giá trị, hạn chế rủi ro, giải quyết được 20% nguyên nhân chính gây ra hậu quả là OK rồi.
Vậy rủi ro là "người ta có thể dùng một thiết bị độc lập khác để quay lại tài liệu"
Trên đây là một case study về Ứng dụng Job to be done cho giải pháp quản lý tài liệu nội bộ, hạn chế sao chép, chia sẻ ra bên ngoài.
Nếu bạn đọc cũng có những vấn đề cần giải quyết như giải pháp này, thì đọc tiếp nha. Phần dưới chủ yếu là "Call to Action" của mình.
Giải pháp này dành cho ai?
Tất nhiên là cho bất kỳ ai, bất kỳ tổ chức nào đang gặp cùng vấn đề như trên. Chi tiết hơn về "Target customer" cho giải pháp này là:
Các tổ chức, công ty đào tạo.
Cho trung tâm ngoại ngữ, trung tâm dạy học nhiều chi nhánh hoặc một chi nhánh vẫn được.
Cho tổ chức dạy học nói chung có nhu cầu quản lý tài liệu nội bộ.
CTA: "Giáo viên, nhà đào tạo của bạn có thể truy cập lúc có hoặc không có internet vào tài liệu nội bộ, mà công ty bạn có thể an tâm về vấn đề tài liệu bị chia sẻ ra ngoài. Do vậy giúp Công ty bạn tập trung xây dựng các tài liệu khác.
Liên hệ mình để triển khai giải pháp "Quản lý tài liệu nội bộ, hạn chế chia sẻ, sao chép ra ngoài".
Chat trực tiếp website này cho mình luôn nha.
Kommentare