Mình viết bài này trong ngữ cảnh đang làm kế hoạch về product road map (lộ trình phát triển sản phẩm) cho sản phẩm của Công ty và khách hàng, và thiết lập mục tiêu cho năm 2023. Và, mình ngưng lại để viết về chủ đề quan trọng này, đó là tư duy sắp xếp thứ tự ưu tiên. Tư duy này giúp bản thân mình cải tiến, giúp bản thân mình thành một "new me" từ khi mình áp dụng vào công việc, cuộc sống.
Key takeaways.
Tư duy sắp xếp thứ tự ưu tiên rất quan trọng, tư duy này giúp bạn tập trung tốt và tăng hiệu suất công việc.
Hiểu nguyên lý 80/20, tức là 80% kết quả bị tác động bởi 20% nguyên nhân.
Làm thế nào để sắp xếp thứ tự ưu tiên của vấn đề, của công việc, nhiệm vụ.
Tại sao Tư duy sắp xếp thứ tự ưu tiên lại quan trọng?
Trước kia, bản thân mình chưa có tư duy sắp xếp thứ tự ưu tiên, chưa có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, thì mình gặp tình trạng như câu chuyện sau:
Khi khởi nghiệp, các thành viên trong team phải đa nhiệm làm multi task, vì nguồn lực ban đầu yếu, kinh nghiệm cũng không có, mọi thứ chỉ mới là khởi đầu và theo phương pháp thử sai.
Chuỗi ngày làm việc, lúc nào cũng ngập các to do list, và những task phát sinh, chen ngang, những cuộc hẹn,...kín google calendar, tình trạng này khiến bản thân mình cực kì stress. Ngày qua ngày, lượng công việc dồn dập, bản thân phải cuốn theo đến mức mệt mỏi.
Không những là những công việc cộng dồn mà khi lựa chọn mục tiêu, hoặc mải mê phát triển các tính năng trong sản phẩm cũng không phân tích sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.
Và, nếu như bạn cũng như mình...
...cũng đang gặp trình trạng những "công việc không tên" xuất hiện chen ngang, nhiều đến mức không biết làm gì. Trong khi to do list thì đang nhìn bạn.
...cũng đang có quá nhiều mục tiêu cần hoàn thành trong năm, trong 3 năm, trong tháng. Cái nào bản thân bạn cũng thấy quan trọng.
Thậm chí, bạn cũng đang có quá nhiều ý tưởng. Nhưng thấy ý tưởng nào cũng hay, cứ nỗ lực thử và sai.
...thì đã đến lúc bạn nên quan tâm, trau dồi, luyện tập tư duy sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Từ lúc mình có kỹ năng sắp xếp thứ tự ưu tiên, mình đã giải quyết tình trạng như câu chuyện trên.
Vậy, Tư duy sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp được gì cho mình (bạn):
Các công việc sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để tập trung thực thi, điều này giúp mình tăng hiệu suất công việc.
Tránh lãng phí thời gian, giảm chi phí cơ hội. Với vai trò làm Product management, việc lựa chọn ra những tính năng và sắp xếp theo giai đoạn release là cực kì quan trọng. Ví dụ giai đoạn MVP thì cần chọn những tính năng nào nổ lực ít (phù hợp với nguồn lực hiện tại) nhưng vẫn cho ra sản phẩm có giá trị "đủ đáp ứng tạm" cho người dùng.
Mình rèn luyện được cách "say no" với những công việc chen ngang không khẩn cấp, quan trọng hoặc không mang giá trị gì nhiều, để tập trung vào những điều quan trọng nhất.
Mình có sự tập trung cao độ để "Follow one course until sucess".
Chia nhỏ mục tiêu rõ ràng có thể đạt được và đo lường được. Không mông lung. Quản lý lộ trình/ bản đồ dễ dàng hơn.
Nói thêm về nguyên lý Pareto 80/20, để củng cố thêm cho câu "Tư duy sắp xếp thứ tự ưu tiên là quan trọng"
Bạn có thể tìm đọc cuốn sách về chủ đề này để hiểu sâu hơn, ở đây mình chia sẻ nôm na 80/20 với một vài gạch đầu dòng như sau:
80% kết quả được tác động từ 20% nguyên nhân.
Ví dụ: Bạn ra sản phẩm mới, bán hàng tại quầy nhưng hơn 1 tháng thử nghiệm không ai mua. Và, bạn làm khảo sát để tìm hiểu nguyên nhân, sau đó bạn nhận được kết quả khảo sát A, B, C, D, E, F.
Sau khi làm bài toán phân tích biểu đồ pareto, bạn nhận được kết quả 20% trong 5 nguyên nhân đó là nguyên nhân chính bạn cần giải quyết. 20% nguyên nhân này là chủ lực tác động đến 80% kết quả của sản phẩm mới.
80% kết quả từ 20% nổ lực
Ví dụ: Bạn sắp ra mặt app hoặc website lần đầu, bạn phải lựa chọn ra các tính năng vừa ít nỗ lực nhưng vẫn có giá trị cho người dùng mục tiêu của bạn. Ví dụ trong 20 tính năng của các user stories, bạn chỉ chọn 5 tính năng sắc bén nhất, nổ lực (trong tầm nguồn lực của bạn), nhưng 5 tính năng này vẫn đảm bảo cho user sử dụng được, đủ để bạn đo lường thẩm định sản phẩm ngoài thị trưởng.
(Hay còn gọi là phiên bản MVP á)
Bạn có thể sử dụng quy tắc 80/20 để ưu tiên các công việc cần hoàn thành trong ngày.
Chỉ được chọn 3 đến 5 công việc quan trọng nhất hoặc ít hơn (tùy ước lượng), để hoàn thành tốt hơn. Nếu bạn có biết về thiết lập mục tiêu bằng OKRs thì bạn sẽ biết một mục tiêu được đo lường 3 - 5 kết quả then chốt thôi.
Word, excel, PowerPoint có rất nhiều tính năng, nhưng bạn chỉ sử dụng thường xuyên 20% tính năng để đạt được 80% khối lượng công việc của bạn.
Hoàn thành 20% task tạo ra 80% outcome. Vì vậy, hiểu được nguyên lý này, bạn sẽ sử dụng các phương pháp để tìm chọn ra những thứ ưu tiên, sắp xếp chúng và hoàn thành chúng.
Làm thế nào để rèn luyện Tư duy sắp xếp thứ tự ưu tiên?
Giống như trong thuật toán hiển thị tìm kiếm vậy á, bạn sẽ chấm điểm các tiêu chí và sort nó theo thứ tự ưu tiên.
Đầu tiên, viết ra tất cả đầu mục công việc, mục tiêu hoặc các vấn đề.
Tiếp theo, phân tích để chọn ra những mục nào là quan trọng, đánh giá theo thứ tự cao đến thấp.
Ở đây mình thường dùng phương pháp 5-WHYs để hiểu các mục tiêu, hiểu các vấn đề.
Rồi mình đánh giá trong ma trận MoSCoW để cân nhắc cái nào Must do, cái nào should do, hay cái nào căn nhắc làm nhanh, ít tốn nổ lực Could do hoặc say no với Won't do.
(Mỗi người có mỗi ngữ cảnh, mục tiêu khác nhau nên tiêu chí để sắp xếp để đưa vào từng ô trong ma trận cũng khác nhau)
Sau khi sắp xếp và chọn được những thứ ưu tiên thì bạn tập trung 100% vào thực thi và đo lường thôi.
Hoặc, trường hợp công việc của PM, lựa chọn để xây lộ trình phát triển sản phẩm là công việc thường xuyên. Có nhiều công cụ để sử dụng phù hợp cho từng trường hợp, điển hình như sử dụng ma trận Value/Effort; Impact/Effort; Importance/Satisfaction; BRICE; và MoSCoW. Mình viết thêm phần này dành cho bạn đọc liên quan đến PM. Nôm na là dùng những công cụ đó để chọn ra những tính năng ưu tiên và phát triển theo từng giai đoạn, đáp ứng cân bằng giữa nhu cầu-giá trị cho khách hàng và lợi nhuận (businees) cho Công ty.
Mọi thứ đều mang tính chất tương đối, nên khi mình chia sẻ hoặc mình ứng dụng một phương pháp, kiến thức nào đó, mình luôn đặt phạm vi để khỏi lan man. Trong bài này, mình tập trung khai thác sức mạnh của tư duy sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Tóm lại một số điều về bài viết này.
Tư duy sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn tập trung cao độ để đạt mục tiêu, tăng hiệu suất công việc.
Rèn luyện "say no" với những thứ xao nhãng, để tập trung vào thứ quan trọng.
Chia nhỏ mục tiêu lớn thành nhiều mục tiêu nhỏ để dễ dàng đạt được và đo lường được để tránh rơi vào trình trạng mông lung, mất định hướng dẫn đến căng thẳng.
80% kết quả được tác động bởi 20% nguyên nhân.
Nếu lấy Output chia cho Input càng lớn thì bạn càng đạt mục tiêu, thành công.
Ngoài ra, cũng cần cân nhắc thêm chiều ngược lại.
Khi áp dụng bất kỳ kiến thức nào cũng không nên thần thánh và tuyệt đối hóa nó. Bởi vì mọi phương pháp, kiến thức luôn tồn tại song song tính hai mặt, chúng ta áp dụng phù hợp cho ngữ cảnh, thời điểm của mỗi người thôi.
Không nên hiểu về 80/20 là bỏ ra 20% nỗ lực sẽ mang lại 80% kết quả.
Như mình nói ở trên, 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân, tức là chúng ta phải tập trung cao độ vào những phần thiểu số, quan trọng, sắc bén mà mang lại giá trị lớn, tác động lớn.
Và, không nên hiểu tập trung 100% vào 20% đó mà quên đi những thứ không quan trọng khác.
Đừng cứng nhắc, mà hãy linh hoạt và phù hợp.
Phương pháp, công thức mình tạm gọi là hard skills mà ai cũng có thể nhìn thấy được, nhưng kết quả sẽ khác nhau khi mỗi người cộng hưởng thêm các soft skills khác nữa.
Tái bút: Bài viết được viết qua sự trải nghiệm, quan điểm, góc nhìn cá nhân, tổng hợp kiến thức có dẫn nguồn. Kiến thức mỗi người luôn có những giới hạn nhất định, vì vậy bài viết có thể còn hạn chế trong khuôn khổ hiểu biết, trải nghiệm cá nhân và có thể không phù hợp với các góc nhìn của một nhóm người đọc. Rất mong, các bạn đọc hãy tiếp thu một cách có chọn lọc và xem đây là một góc nhìn khác trong hành trình thu thập thông tin, kiến thức.
Cuối cùng, trên tinh thần chia sẻ là một phương pháp học hiệu, như slogan website này - Learning by sharing, rất mong nhận được sự góp ý của quý bạn đọc để mình cải thiện và trau dồi thêm, cũng như thêm góc nhìn.Các bạn có thể chat với mình trên website này để góp ý.
Xin cảm ơn quý bạn đọc!
תגובות