Đây là bài recap của khóa học nền tảng cơ bản về Quản lý dự án/ Foundations of Project Management của Google. Trong bài viết này có nhiều từ chuyên môn bằng tiếng Anh mình sẽ để nguyên, mong bạn đọc thông cảm.
Trong năm 2023, mình đặt mục tiêu "back to basic" để học lại những điều cơ bản qua những khóa học "foundation/ fundamental" trên coursera. Ví dụ: Foundations of Data, Foundations of Project management; Foundations of UX Design,...
Sau khi hoàn thành khóa học Foundations of Project Management của Google (1 trong 6 khóa về Project management của google). Mình sẽ recap lại để ghi chú lại những gì đã học, đồng thời giới thiệu đến các bạn đọc blog mình tham khảo và đăng ký khóa học cực kì hữu ích này (Khóa học này được google tài trợ, nên hoàn toàn miễn phí).
Link khóa học mình để ở cuối bài viết này nha
Bắt đầu từ gốc rễ và đi sâu vào những điều cơ bản để hiểu cụm từ "Dự án/Project" là gì?
Dự án/ Project là gì?
Trong slide bài giảng và trong định nghĩa của Project Management Institute thì Dự án/ Project được định nghĩa như sau:
Một Dự án/ Project là danh sách các nhiệm vụ phải được hoàn thành để đạt kết quả mong muốn (desired outcome) nhất định trong một khoảng thời gian được xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc.
Quản lý dự án/ Project Management là gì?
Quản lý dự án là việc áp dụng những kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật để đáp ứng các yêu cầu của dự án và đạt được kết quả mong muốn (desired outcome)
Một dự án được ràng buộc 3 yếu tố: Scope (phạm vi dự án, mục tiêu tổ chức, kết quả mong muốn); Budget (ngân sách; chi phí cho dự án) và time (đảm bảo đúng tiến bộ)
Quản lý dự án làm gì?
- Lập kế hoạch và tổ chức (Planning and organizing): Chọn công cụ quản lý dự án, quy trình làm việc, các mốc thời gian,... - Quản lý danh sách công việc cần hoàn thành (Managing tasks) - Lập ngân sách và kiểm soát chi phí, các yếu tố khác (Budgeting and Controlling costs and other factors)
Những kỹ năng cần có để quản lý dự án thành công
- Enabling decision-making: Tạo điều kiện để ra quyết định.
- Communication and Escalating: Giao tiếp hiệu quả và báo cáo các vấn đề cấp bách nhanh chóng để giải quyết kịp thời.
- Flexibility: Linh hoạt xử lý, thích nghi với tình huống thay đổi.
- Strong Organization skills: Có thế mạnh về kỹ năng tổ chức
Vòng đời dự án/ Project Life cycle
Vòng đời một dự án gồm 4 giai đoạn:
Giai đoạn khởi động (Initiate the project):
Ở giai đoạn này cần xác định mục tiêu của dự án (Project Goal), nguồn lực, con người và các chi tiết khác của dự án. Và dự án này được tổ chức, quản lý cấp cao phê duyệt để bắt đầu.
Giai đoạn Lập kế hoạch dự án (Make a plan):
- Kế hoạch sử dụng ngân sách (Create the budget): Phần này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về sử dụng tài chính, nguồn lực trong suốt quá trình thực hiện dự án. Từ đó giúp Quản lý dự án kiểm soát chi phí tốt hơn.
- Lộ trình/ lịch trình của dự án (Set the schedule): Để đảm bảo hoàn thành dự án đúng tiến độ, bạn cần xây dựng các mốc (milestons) có khoảng thời gian cụ thể (bắt đầu - kết thúc) để dễ dàng theo dõi và xử lý những danh mục công việc nào chậm.
- Lập nhóm (Establish your team): Bạn cần xác định những người có kỹ năng và chuyên môn phù hợp để tham gia vào dự án.
- Xác định vai trò và trách nhiệm (Determine roles and responsibilities): Xác định rõ vai trò và trách nhiệm giúp bạn tạo ra sự rõ ràng và đồng nhất trong quá trình làm việc và đảm bảo rằng mỗi thành viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình.
- Lập kế hoạch cho rủi ro và thay đổi (Plan for risk and change): Cần xác định và phân tích các rủi ro có thể xảy ra và mức độ tác động lên dự án. Điều này giúp giảm thiểu và luôn trong tinh thần đối mặt với rủi ro để linh hoạt xử lý.
- Thiết lập môi trường làm việc (Establish communication): Team dự án sẽ giao tiếp, thảo luận với nhau qua kênh nào, báo cáo tiến độ, xem tài liệu dự án ở đâu. Và các quy định cách thức giao tiếp là gì. Bước này rất quan trọng để dự án được chảy suôn sẻ.
Giai đoạn thực thi và hoàn thành các công việc (Execute and Complete tasks).
Bao gồm quản lý tiến độ, giao tiếp công việc, điều chỉnh linh hoạt để dự án đạt mục tiêu mong đợi
Giai đoạn nghiệm thu dự án (Close the project)
Đảm bảo tất cả các công việc đã được hoàn thành.
Xác nhận nghiệm thu kết quả dự án
Rút ra những bài học kinh nghiệm
Trao đổi kết quả với các bên liên quan
Ăn mừng hoàn thành dự án
Chính thức triển khai dự án hoàn thành.
Phương pháp Quản lý dự án (Project management methodologies)
Có 2 phương pháp phổ biến: Waterfall (thác nước) và Agile (tạm dịch: Linh hoạt) Khi vận dụng bất kì phương pháp nào hay công cụ nào đều có tính hai mặt là ưu và nhược điểm. Tùy mục tiêu dự án, đặc thù dự án hoặc thế mạnh sử dụng mà chọn phương pháp phù hợp.
Mình cũng đọc nhiều bài viết về những tranh luận về việc Agile và waterfall. Tuy nhiên, mình nghĩ tùy thuộc vào ngữ cảnh, mục tiêu, điểm mạnh- yếu, tính thời điểm,...mà lựa chọn phương pháp phù hợp. Không đúng/sai mà là phù hợp với nhóm, tổ chức.
Ở trong khóa học này cũng giới thiệu thêm về Lean và Six Sigma
- Lean (tinh gọn)
Khi nói về Lean, mình tóm tắt thành 2 từ: Tăng và Giảm. Sử dụng Lean giúp chúng ta Tăng giá trị và Giảm lãng phí trong mỗi giai đoạn trong quá trình sản xuất. Với 2 phương pháp thường sử dụng là Kanban và 5S.
Có thể xem xét với một số nguyên nhân phổ biến như: tài liệu rườm rà, không phù hợp; quy trình chưa chuẩn; chưa hiểu nhu cầu của khách hàng; kênh giao tiếp không thông suốt, tắt nghẽn; không có phương pháp kiểm soát quá trình và thất bại ở tư duy quản lý.
- Six Sigma
Six Sigma là một phương pháp giúp cải thiện quy trình, giảm lãng phí và sai sót, đồng thời tăng mức độ hài lòng của khách hàng dựa trên dữ liệu và phân tích thống kê.
Khi áp dụng bất kỳ phương pháp nào vào quản lý dự án, bạn phải xem xét tính phù hợp.
Cơ cấu tổ chức (Organizational Structure)
Gồm 2 cách: - Classis (Cổ điển): Cấu trúc chức năng hoặc cấu trúc từ trên xuống
Đây là một cấu trúc tổ chức mà các hoạt động và nhiệm vụ được tổ chức dựa trên các chức năng chính của tổ chức. Các bộ phận hoặc nhóm làm việc riêng biệt dựa trên chức năng của họ, chẳng hạn như kế toán, kỹ thuật, marketing, và các bộ phận này được quản lý bởi các người có chức danh cấp cao hơn. Các quyết định thông thường xuất phát từ các cấp quản lý cao và lan tỏa xuống các cấp quản lý thấp hơn.
- Matrix (Ma trận): Đây là một cấu trúc tổ chức mà thành viên tham gia vào các dự án và có quyền báo cáo cho nhiều người quản lý từ các bộ phận khác nhau.
Văn hóa tổ chức (Organizational Culture)
Văn hóa tổ chức được hiểu là những giá trị mà nhân viên chia sẻ, cũng như giá trị, sứ mệnh và lịch sử của tổ chức.
Có thể hiểu văn hóa tổ chức qua cách đặt câu hỏi sau:
Mọi người thích giao tiếp bằng cách nào? Chủ yếu là thông qua các cuộc họp đã lên lịch, qua email, qua điện thoại?
Các quyết định được đưa ra như thế nào, biểu quyết theo đa số hay phê duyệt từ trên xuống?
Những loại nghi thức nào được áp dụng khi có nhân viên mới vào công ty? Ví dụ: đưa đi ăn trưa, đi tham quan tòa nhà hoặc giới thiệu với nhân viên khác trong Công ty?
Những gì được nhân viên phản ánh trong tổ chức? Ví dụ: Làm thêm giờ hoặc làm việc cuối tuần có được mong đợi không? Tìm hiểu xem công ty đánh giá cao những gì, sẽ cho bạn biết nhiều điều về văn hóa.
Quản lý sự thay đổi (Change management)
Quản lý thay đổi nhằm tạo ra sự thay đổi mang lại giá trị và đóng góp tích cực cho tổ chức. Mục tiêu cuối cùng là thúc đẩy sự thích nghi và sẵn sàng của nhân viên, tạo ra môi trường làm việc mới tốt hơn, tăng cường hiệu suất, đạt được kết quả dự án và đảm bảo sự bền vững của thay đổi trong thời gian dài.
Quản lý thay đổi cũng nhằm giảm thiểu sự phản đối và kháng cự từ phía nhân viên. Bằng cách thực hiện quá trình quản lý thay đổi chặt chẽ, nhà quản lý dự án có thể tạo ra một môi trường đáng tin cậy, hỗ trợ và thông tin để giúp nhân viên hiểu và chấp nhận những thay đổi đang diễn ra.
Quản lý thay đổi trong quản lý dự án tập trung vào ba khái niệm cốt lõi
Sở hữu (Ownership): Đây là việc khuyến khích mọi người trong tổ chức cảm thấy họ có quyền và trách nhiệm đối với dự án. Khi mỗi cá nhân cảm thấy rằng họ đóng góp vào thành công của dự án, họ sẽ có động lực và cam kết cao hơn để thực hiện nhiệm vụ của mình.
Tính khẩn cấp (Urgency): Thuyết phục mọi người cùng hiểu tính quan trọng của dự án, và luôn nhận thức đảm bảo tiến độ. Việc này còn giúp thành viên quan tâm và cam kết với dự án.
Lựa chọn thành viên nhóm phù hợp: Phù hợp về kỹ năng, chuyên môn, tính cách và bổ sung nhau trong nhóm sẽ trọ ra một môi trường làm việc hiệu quả.
Link khóa học Foundation of Project Management của google trên coursera : https://coursera.org/share/8adf2b614aa403f0bc5385209d860999
Mình sẽ viết chuỗi bài viết khác kết hợp với kinh nghiệm quản lý dự án và tổng hợp các kiến thức được học ở các bài sau.
Cuối bài, mình tóm tắt nội dung theo mindmap dưới đây:
Comentarios